Accord de sous-traitance

1. Qui est qui

Vous, organisateur utilisateur de Otiumly, êtes responsable du traitement des données de vos participants : vous décidez des finalités et des moyens. Vincent BENOIST, éditeur de Otiumly, est sous-traitant : nous traitons ces données pour votre compte et sur vos instructions, matérialisées par votre usage du service.

Le présent document vaut accord au sens de l'article 28 du règlement général sur la protection des données. Il s'applique dès que vous utilisez Otiumly et complète les conditions d'utilisation.

2. Ce que nous traitons, pour quoi

Catégories de personnes : les participants à vos séjours, et les prestataires que vous renseignez.

Catégories de données: identité et coordonnées, statut d'inscription, échéances et paiements déclarés, contact d'urgence, préférences de chambre, horaires d'arrivée et de départ, acceptation horodatée de vos conditions, et régime alimentaire et allergies. Ces dernières relèvent de la santé : collectez-les au strict nécessaire et n'en demandez pas plus que ce qu'il vous faut pour accueillir la personne en sécurité.

Finalités: l'organisation de vos séjours et rien d'autre. Suivi des inscriptions et des paiements, relances, préparation de la restauration et de l'hébergement, production des documents que vous remettez.

3. Nos engagements

• Traiter ces données uniquement sur vos instructions et pour les finalités ci-dessus.
• Ne jamais les vendre, les céder, les louer, ni les utiliser pour notre propre compte, notamment pas pour démarcher vos participants.
• Ne pas les utiliser pour entraîner un modèle d'intelligence artificielle.
• Garantir la confidentialité, par des accès nominatifs et un cloisonnement par compte.
• Vous assister dans vos obligations : droits des personnes, notification de violation.
• Vous notifier sans délai injustifié toute violation de données dont nous aurions connaissance.

4. Où vivent les données

Base de données et fichiers : Supabase Inc. (supabase.com), région UE privilégiée. Hébergement applicatif : Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA (vercel.com). Envoi des emails : Resend. Paiement de votre activation de séjour : Stripe, qui traite ces données pour son propre compte en qualité de responsable de traitement.

Les données de vos participants sont stockées dans l'Union européenne. Certains de nos sous-traitants ultérieurs sont établis aux États-Unis et présentent les garanties appropriées prévues par le règlement. Nous vous informons de tout changement de sous-traitant ultérieur, ce à quoi vous pouvez vous opposer.

5. Durée de conservation

Les données de vos participants sont conservées tant que votre compte existe, parce que c'est vous qui décidez de leur sort. Vous pouvez supprimer un participant à tout moment depuis votre espace, ce qui efface également ses échéances et son lien de fiche.

À la fermeture de votre compte, l'ensemble de vos données et de celles de vos participants est supprimé sous trente jours, à l'exception de ce que la loi nous impose de conserver, notamment les pièces comptables liées à vos paiements. Exportez vos données avant, depuis votre espace : elles sont à vous.

6. Sécurité

Cloisonnement des données par compte au niveau de la base, chiffrement en transit, authentification par code à usage unique, secrets serveur jamais exposés au navigateur, journalisation des accès d'administration. Les lignes de votre relevé bancaire, quand vous rapprochez vos encaissements, sont analysées dans votre navigateur et ne nous sont jamais transmises.

7. Vos participants, leurs droits

Un participant qui exerce ses droits s'adresse à vous : c'est vous qu'il connaît, et c'est vous le responsable. Depuis sa fiche, il peut à tout moment consulter et corriger ses informations, et effacer lui-même ses données de santé. Si une demande nous parvient directement, nous la transmettons sans y répondre à votre place.

8. Nous écrire

Pour toute question relative à ce document, à un audit, ou à une demande de vos participants : [email protected].